Retrouvez dans cet article les clés selon nous d’un déploiement d’une application dans le domaine de la santé réussi.

Grâce à notre expertise dans la santé et dans les TIC, nous sommes fiers de participer au déploiement de la vaccination contre la maladie de la Covid-19 en région en Suisse.

Démarrer par un MVP(*) robuste et directement utilisable : le principal dans un premier temps est d’aller à l’essentiel. Vous aurez plus de temps et moins de pression une fois qu’il y aura eu une première acceptation des utilisateurs aux fonctionalités de base de l’application déployée.

Pour cela, il est nécessaire de s’interroger sur la mission principale des premiers utilisateurs du produit. Quel est leur objectif principal ? Quels documents sont produits massivement ? Quotidiennement ? Comment perdre un minimum de temps ? Comment simplifier le quotidien ?

Lors de la conception, surtout si l’application concerne directement des soignants, n’oubliez pas que même si tout le monde est convaincu que la digitalisation va améliorer le partage de l’information, le suivi des patients, le pilotage de l’activité et bien plus encore….Lorsque le soignant prend en charge, toute cette digitalisation parait bien dérisoire par rapport à sa mission : soigner.

Ce qu’il est nécessaire d’éviter à tout prix : les situations pour lesquelles les tâches sont à moitié « papier » et à moitié « digitalisées » car si cela dure dans le temps (et cela dure souvent plus longtemps que prévu), alors c’est le découragement assuré. La situation ne sert juste à rien. Il y a une perte de sens pour le « métier » et surtout beaucoup d’agacements. Si une fonction ne peut pas être digitalisée dans son ensemble alors ne pas digitaliser et attendre que le logiciel/le fournisseur ou que le recueil des besoins soit prêt.

Une fois que l’application a passé tout les tests nécessaires (sécurité, paramétrage, etc.), c’est le temps du déploiement.

Proposer à la fois des cours en présentiel (dans le respect des règles sanitaires) et en mode digital. Pour certains groupes d’utilisateurs moins à l’aise avec l’informatique, le mode en présentiel sera plus adapté, pour d’autres groupes dispersés géographiquement, moins disponibles les sessions virtuelles seront plus adéquates. Ils s’agira de s’assurer au préalable que tous ont bien reçu leurs moyens d’accès et les auront testés pour utiliser l’application en « live » durant les cours (rien ne vaut la pratique, il sera plus efficace d’être sur site les premiers jours de mise en service que de faire de très longues sessions de formation).

Proposer des supports virtuels : vidéos, tutoriels, .ppt permettant à tous les utilisateurs de les regarder quand ils auront le temps. Chaque support ne doit pas dépasser 3 minutes de visionnage. Découper les tutoriels par fonction de l’application : comment se connecter ? Comment rechercher un patient ? Etc.

Les 72 premières heures de déploiement sont déterminantes, assurez-vous que tout fonctionne ou est prêt à fonctionner, d’avoir identifié les points de contacts dans les équipes et la disponibilité pour répondre tout de suite aux questions en mettant en place un support hotline accueillant.

Un déploiement est avant tout une aventure humaine, donc assurer un débriefing de ce qui n’a pas fonctionné et de comment améliorer les choses dès le lendemain est essentiel après la première journée de lancement puis régulièrement à intervalles qui s’espacent ou se rapprochent en fonction des besoins. Mettre en place une cohésion de groupe, le calme prend la place du « rush » du déploiement.

Cela a l’air simple, cependant, de la qualité de ces échanges dépend généralement la réussite ou l’échec du changement.

Pour terminer, le dernier point mais pas des moindres, avant de démarrer un déploiement assurez-vous d’avoir tous les leviers nécessaires, notamment au niveau applicatif et organisationnel pour pouvoir changer le cours des événements : contrat avec le fournisseur détaillé, équipe de développement disponible, relais dans les équipes « métier », etc.